Cómo Reducir el Tamaño de Archivos para Email

¿Tu email fue rechazado porque el adjunto era demasiado grande? Es un problema común. La mayoría de servidores de correo limitan los adjuntos a 10-25 MB, pero una sola foto de smartphone puede pesar 5-10 MB.

Límites de los Principales Proveedores

• Gmail: 25 MB
• Outlook/Hotmail: 20 MB
• Yahoo: 25 MB
• iCloud: 20 MB
• Servidores corporativos: Frecuentemente 10 MB o menos

Estos límites son por email total (todos los adjuntos sumados), no por archivo.

Estrategias por Tipo de Archivo

Imágenes (JPG, PNG)

Las fotos son los culpables más comunes:

• Comprime: Reduce calidad al 70-80% (imperceptible visualmente).
• Redimensiona: Una foto de 12 MP rara vez necesita resolución completa para email.
• Resultado típico: De 8 MB a 500 KB (reducción del 94%).

Documentos PDF

• Compresión online: Herramientas como SmallPDF o ILovePDF.
• Reducir calidad de imágenes internas: Si el PDF tiene fotos, esta es la mayor oportunidad.
• Eliminar páginas innecesarias.

Documentos Word/Excel/PowerPoint

• Comprimir imágenes: En Word: Archivo → Comprimir imágenes.
• Eliminar contenido oculto: Versiones anteriores, comentarios, etc.
• Guardar como PDF: A veces es más ligero.

Múltiples Archivos

• Crear ZIP: Agrupa y comprime ligeramente (20-30% típico).
• Enviar en partes: Varios emails si es necesario.

Alternativas para Archivos Grandes

Si después de comprimir sigue siendo muy grande:

Servicios de Nube

• Google Drive: Sube y comparte enlace (15 GB gratis).
• Dropbox: Hasta 2 GB gratis.
• OneDrive: 5 GB gratis (15 GB con Microsoft 365).

Servicios de Transferencia

• WeTransfer: Hasta 2 GB gratis, enlace válido 7 días.
• Firefox Send: Transferencias encriptadas.

Flujo de Trabajo Recomendado

1. Evalúa: ¿Realmente necesitas enviar la versión completa?
2. Comprime imágenes: Es donde más se gana.
3. Comprime PDFs: Si contienen imágenes.
4. Crea ZIP: Si son múltiples archivos.
5. Usa la nube: Si aún supera el límite.

Consejos Adicionales

• Nombra bien los archivos: "Factura_Enero_2024.pdf" es mejor que "documento.pdf".
• Avisa al destinatario: Si envías un ZIP o enlace, menciona el contenido.
• Verifica la recepción: Algunos servidores bloquean ciertos tipos de archivo.
• Considera el formato: A veces PDF es más ligero que PowerPoint.

Errores Comunes

1. Enviar fotos sin comprimir: Cada foto de 8 MB es innecesaria para la mayoría de usos.
2. Olvidar que el límite es total: 3 archivos de 8 MB = 24 MB.
3. No verificar antes de enviar: Probar con una cuenta secundaria.
4. Ignorar el tamaño original: Comprime antes de adjuntar, no después.

Conclusión

Reducir el tamaño de archivos para email es una habilidad práctica que usarás constantemente. La clave es comprimir imágenes (el mayor ahorro) y usar servicios de nube para archivos grandes.